El Portapapeles proporciona una manera fácil de pasar información de un programa a otro, por ejemplo una parte del texto de un documento puede ser seleccionada e introducida en el Portapapeles y después se puede copiar desde el Portapapeles y pegarlo en otro programa, como una hoja de cálculo. También es útil para copiar datos entre documentos de un mismo programa.
Para trasladar datos al Portapapeles primero se deben seleccionar. Cuando se trabaja con un texto (un mensaje de correo electrónico por ejemplo), por lo general clicando en el texto y arrastrando el ratón se seleccionará y se mostrará resaltado. Justo después en el menú del programa selecciona Editar y Copiar (o con el método abreviado Ctrl+C ). Otros programas pueden tener un procedimiento específico, por ejemplo un programa de procesamiento de imagen puede tener la opción "Seleccionar Todo" que seleccionaría la imagen completa y después en el menú la opción Editar -> Copiar.
Para copiar los contenidos del Portapapeles a otro programa o documento simplemente abre el documento de destino y selecciona Editar -> Pegar en el menú (o aprieta Ctrl+V ).